Klauzula rekrutacyjna

POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA KANDYDATÓW

Niniejszy dokument o ochronie prywatności kandydatów do pracy zawiera informacje na temat naszych działań w zakresie przetwarzania danych osobowych kandydatów na stanowiska w spółce będącej administratorem Twoich danych osobowych – Mekonomen Poland Sp. z o.o., Al. Pokoju 18C, 31-564 Kraków („Dane osobowe”), tj. podmiotu wskazanego w ofercie pracy, na którą aplikujesz i który działa jako administrator danych („Mekonomen” lub „my”, „nas”, „nasz”).

I. Kategorie danych osobowych

Mekonomen będzie przetwarzać Dane Osobowe kandydata zebrane podczas procesu aplikacji i rozmowy kwalifikacyjnej lub upoważnionych stron trzecich (np. agencji rekrutacyjnych).

Gromadzimy następujące kategorie danych osobowych, gdy kandydat aplikuje do Mekonomen:
• Dane konta (nazwa kandydata i hasło), jeśli aplikacja jest przesyłana do nas za pomocą narzędzia do składania aplikacji online;
• Imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe (adres, numer telefonu, adres e-mail – w zależności od podanych danych kontaktowych);
• Doświadczenie zawodowe i edukacyjne;
• Informację, czy kandydat złożył podanie o pracę z polecenia obecnego pracownika, a jeśli tak, to czyje polecenie doprowadziło do złożenia podania o pracę;
• Umiejętności językowe;
• Dane związane z uprawnieniami do pracy w kraju, do którego aplikujesz;
• Informacje o przyczynie złożenia aplikacji w Mekonomen;
• Informacje z profilu zawodowego w sieci (np. LinkedIn) (jeśli kandydat zdecydował się użyć tego profilu jako CV/życiorysu); oraz
• Wszelkie inne informacje podane przez kandydata (np. informacje o niepełnosprawności w zakresie wymaganym zgodnie z obowiązującym prawem, abyśmy mogli podjąć odpowiednie działania) w CV/życiorysie, liście motywacyjnym i/lub dokumentach przesłanych lub przekazanych nam w jakikolwiek inny sposób, a także podczas rozmów kwalifikacyjnych.

II. Cele przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe kandydata w zakresie dozwolonym lub wymaganym przez obowiązujące prawo w następujących celach
• ustalenia, czy kandydat nadaje się na stanowisko, o które się ubiega, w ramach procesu aplikacyjnego („Cel związany z adekwatnością”);
• przedstawiania kandydatowi ofert na potencjalne inne stanowiska, które mogą być dla niego interesujące (jeśli kandydat wyraził na to zgodę) („Cel związany z dalszymi ofertami”);
• umożliwienie kandydatowi zarządzania i aktualizowania aplikacji i profilu w narzędziu online („Cel związany z narzędziem online”);
• ochrony interesów prawnych Mekonomen (np. w zakresie wymaganym do obrony przed roszczeniami prawnymi) („Cel związany z obroną prawną”); oraz
• przestrzegania zobowiązań prawnych lub regulacyjnych wynikających z przepisów krajowych mających zastosowanie do Mekonomen („Cel związany z przestrzeganiem przepisów”).

III. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych kandydata

Przetwarzanie Danych Osobowych kandydata jest niezbędne przede wszystkim do ustalenia, czy umowa o pracę zostanie zawarta i opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (Rozporządzenie (UE) 2016/679) („RODO”) oraz odpowiednich przepisów lokalnego prawa o ochronie danych odnoszących się do stosunku (przed)pracy.

Jeśli kandydat wyrazi zgodę na przedstawianie mu przez Mekonomen ofert dotyczących potencjalnych innych stanowisk, które mogą być dla niego interesujące, przetwarzanie jego Danych osobowych odbywa się na podstawie tej zgody (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Kandydat ma prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie. W tym celu należy skorzystać z danych kontaktowych podanych w punkcie VI.

Dane osobowe kandydata mogą być również przetwarzane w przypadku, gdy Mekonomen uzna to za konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych lub regulacyjnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy („Kodeks pracy”) lub w celu realizacji następujących prawnie uzasadnionych interesów (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO): ochrona interesów prawnych Mekonomen (np. w celu obrony przed roszczeniami prawnymi lub w celu zabezpieczenia się przed odpowiedzialnością).

Podanie Danych Osobowych jest niezbędne do podjęcia decyzji o zawarciu z Tobą umowy o pracę (decyzja o zatrudnieniu). Podanie Danych Osobowych przez kandydata jest dobrowolne (z zastrzeżeniem, że obowiązujące przepisy zobowiązują nas do żądania od kandydata określonych danych podczas rekrutacji). Jednakże, w przypadku niepodania Danych Osobowych, proces aplikacji może zostać opóźniony i/lub aplikacja może zostać odrzucona.

IV. Przekazywanie i odbiorcy danych oraz uzasadnienie prawne takiego przekazywania

1. Odbiorcy

Możemy przekazywać podzbiór Danych Osobowych kandydata innym stronom, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO ze względu na uzasadnione interesy Mekonomen (tj. w świetle naszej globalnej struktury, aby umożliwić globalną rekrutację i umożliwić wszystkim odpowiednim menedżerom i rekruterom, którzy mogą znajdować się w różnych spółkach grupy MEKO, zapoznanie się z aplikacją).

Przekazywanie Danych Osobowych kandydata organom publicznym, jeśli ma to zastosowanie zgodnie z obowiązującym prawem lokalnym, odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Może to mieć miejsce w szczególności w przypadku konieczności uzyskania zezwolenia na powierzenie pracy cudzoziemcowi w związku z art. 88a ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Ponadto, jeśli zostanie podjęta decyzja o zatrudnieniu kandydata, skierujemy go na ocenę stanu zdrowia przed zatrudnieniem przeprowadzaną przez lekarza medycyny pracy. Podstawą prawną przekazania danych będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 229 Kodeksu pracy.

Jeśli kandydat wyrazi zgodę na przekazywanie mu przez Mekonomen ofert dotyczących potencjalnych innych stanowisk, które mogą być dla niego interesujące, przekazywanie jego Danych Osobowych odbywa się na podstawie tej zgody (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Następujący odbiorcy lub kategorie odbiorców otrzymają dostęp do niektórych Danych osobowych kandydata w zakresie wymaganym do prowadzenia działalności biznesowej:

Inne spółki należące do grupy: W przypadku złożenia wniosku za pośrednictwem narzędzia do składania wniosków online, dane osobowe kandydata zostaną przekazane w świetle globalnej struktury MEKO innym spółkom z grupy MEKO, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, aby umożliwić globalną rekrutację i umożliwić odpowiednim menedżerom i rekruterom, którzy mogą znajdować się w różnych spółkach grupy MEKO, zapoznanie się z aplikacją. Dostęp do Danych Osobowych mają wyłącznie tacy menedżerowie i rekruterzy, którzy muszą je znać w procesie rekrutacji. Lista takich spółek grupy MEKO jest dostępna na żądanie.

Jeśli kandydat wyrazi zgodę na przekazywanie mu przez Mekonomen ofert na potencjalne inne stanowiska, które mogą być dla niego interesujące, jego Dane Osobowe będą również przekazywane regionalnym i globalnym rekruterom, którzy znajdują się w różnych spółkach grupy MEKO i którzy dokonają przeglądu aplikacji i skontaktujemy się z Tobą w przypadku, gdy Twój profil będzie odpowiedni na wolne stanowisko.

Strony trzecie: Mekonomen może również przekazywać Dane osobowe kandydata organom rządowym, w zależności od indywidualnego przypadku na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w przypadku obowiązku prawnego) lub na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w przypadku przeważającego uzasadnionego interesu), a także sądom, doradcom zewnętrznym i podobnym stronom trzecim na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO (np. w przypadku konieczności obrony przed roszczeniami prawnymi).

Dostawcy usług: Mekonomen może również przekazywać Dane Osobowe zewnętrznym dostawcom i usługodawcom, którzy świadczą usługi na rzecz Mekonomen jako podmioty przetwarzające, aby umożliwić tym firmom świadczenie usług wymaganych przez Mekonomen. Spółkom tym będą przekazywane wyłącznie te Dane Osobowe, które są niezbędne do realizacji celów określonych w niniejszej Informacji. Wszyscy zewnętrzni usługodawcy i dostawcy, którzy zostali zaangażowani jako podmioty przetwarzające, muszą postępować zgodnie z instrukcjami Mekonomen i obowiązującymi umowami zawartymi między Mekonomen a usługodawcą zewnętrznym.

2. Transgraniczne przekazywanie danych

W niektórych przypadkach przekazujemy Dane Osobowe kandydata poza kraj, w którym się on znajduje. Niektórzy odbiorcy Danych osobowych kandydata mogą znajdować się w innych krajach, w odniesieniu do których Komisja Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej, że zapewniają one odpowiedni poziom ochrony danych.

Niektórzy odbiorcy zlokalizowani poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) znajdują się w krajach, dla których Komisja Europejska wydała decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony (Szwajcaria i Wielka Brytania na mocy RODO). W każdym przypadku transfer jest tym samym uznawany za zapewniający odpowiedni poziom ochrony danych z perspektywy europejskiego prawa ochrony danych (art. 45 RODO).

Poprzez zawarcie odpowiednich umów o przekazywaniu danych w oparciu o standardowe klauzule umowne (zgodnie z decyzją wykonawczą Komisji UE 2021/914), o których mowa w art. 46 ust. 2 lit. c RODO lub inne odpowiednie środki, które są dostępne na żądanie pod danymi kontaktowymi podanymi poniżej, Mekonomen ustaliła, że wszyscy tacy odbiorcy znajdujący się poza EOG zapewnią odpowiedni poziom ochrony Danych Osobowych oraz że istnieją odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony Danych Osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, przypadkową utratą lub zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi niezgodnymi z prawem formami przetwarzania. Wszelkie dalsze przekazywanie danych (w tym spółkom grupy MEKO spoza EOG) podlega odpowiednim wymogom dotyczącym dalszego przekazywania danych zgodnie z obowiązującym prawem.

3. Współadministrowanie danymi

Mekonomen w ramach stosownie oznaczonych wspólnych procesów rekrutacyjnych w grupie MEKO będzie współadministrował powierzonymi mu w toku procesu rekrutacyjnego danymi kandydata wspólnie z INTER-TEAM Sp. z o.o.. (ul. Daniszewska 4, 03-230 Warszawa), która również należy do grupy kapitałowej MEKO.

MEKONOMEN oraz INTER-TEAM SP. z o.o. jako współadministratorzy przetwarzać będą dane osobowe kandydatów wyłącznie w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Współadministratorów w toku wspólnej rekrutacji, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów będą miały interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Współadministratorzy zapewnią bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych oraz będą stosowali odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych. Strony zobowiązują się również, że środki służące ochronie danych będą uwzględniać stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

Współadministratorzy, każdy w ramach własnej działalności, konsekwentnie realizować będą przysługujące osobom, których dane dotyczą: prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO), prawo do sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO), prawo do usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO), prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), informowanie o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych (art. 19 RODO), prawo do sprzeciwu przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO).

V. Okresy przechowywania i usuwanie danych osobowych kandydata

Dane osobowe kandydata zostaną zanonimizowane lub usunięte zgodnie z wymogami obowiązującego prawa, w szczególności gdy nie będą już potrzebne do celów, dla których zostały pierwotnie zgromadzone, chyba że istnieje obowiązek lub upoważnienie do dłuższego przechowywania danych osobowych kandydata. W szczególności:

• Dane Osobowe przetwarzane w celach określonych w niniejszym dokumencie będą przechowywane wyłącznie tak długo, jak będzie to konieczne w trakcie procesu rekrutacyjnego oraz przez następujący po nim odpowiedni okres (z uwzględnieniem ustawowych terminów przedawnienia) wymagany lub dozwolony na mocy obowiązujących przepisów prawa (np. w zakresie niezbędnym do obrony przed roszczeniami związanymi z procesem aplikacyjnym lub w celu spełnienia obowiązków Mekonomen w zakresie przechowywania danych określonych w obowiązujących przepisach prawa). W przypadku wszczęcia postępowania sądowego lub dyscyplinarnego Dane Osobowe mogą być przechowywane do czasu zakończenia takiego postępowania, w tym ewentualnych okresów odwoławczych, a następnie zostaną usunięte lub zarchiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

• Jeśli kandydat wyrazi zgodę na przekazywanie mu przez Mekonomen ofert dotyczących potencjalnych innych stanowisk, które mogą być dla niego interesujące, jego Dane Osobowe będą przechowywane przez okres do 12 miesięcy lub do momentu wycofania przez niego zgody, chyba że obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej. Dane osobowe kandydata mogą również zostać usunięte lub zanonimizowane, jeśli kandydat dezaktywuje swój profil w internetowym narzędziu aplikacyjnym, chyba że jesteśmy zobowiązani lub upoważnieni do przechowywania danych osobowych kandydata przez dłuższy okres, jak wskazano powyżej.

VI. Prawa ustawowe kandydata

Zgodnie z warunkami określonymi w obowiązującym prawie (tj. RODO) kandydatowi przysługują następujące prawa:

1. Prawo dostępu: Kandydat ma prawo do uzyskania od nas potwierdzenia, czy dotyczące go Dane Osobowe są przetwarzane, a w takim przypadku do żądania dostępu do tych Danych Osobowych. Informacje o dostępie obejmują między innymi cele przetwarzania, kategorie Danych osobowych, których to dotyczy, oraz odbiorców lub kategorie odbiorców, którym Dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione.

Kandydat ma prawo do uzyskania kopii przetwarzanych Danych osobowych. Za dodatkowe kopie żądane przez kandydata możemy pobrać uzasadnioną opłatę na podstawie kosztów administracyjnych.

2. Prawo do sprostowania: Kandydat ma prawo do uzyskania od nas sprostowania niedokładnych Danych osobowych, które go dotyczą. W zależności od celów przetwarzania kandydat ma prawo do uzupełnienia niekompletnych Danych osobowych, w tym poprzez dostarczenie dodatkowego oświadczenia.

3. Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym): Kandydat ma prawo poprosić nas o usunięcie jego Danych osobowych, w którym to przypadku musimy się do tego zastosować.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania: Kandydat ma prawo zażądać ograniczenia przetwarzania jego Danych osobowych. W takim przypadku odpowiednie dane zostaną oznaczone i będą mogły być przechowywane przez nas wyłącznie w określonych celach.

5. Prawo do przenoszenia danych: Kandydat ma prawo do otrzymania dotyczących go Danych Osobowych, które nam przekazał, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz ma prawo do przekazania tych Danych Osobowych innemu podmiotowi bez przeszkód z naszej strony.

6. Prawo do sprzeciwu:
Kandydat ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania przez nas jego Danych osobowych, a my możemy zostać zobowiązani do zaprzestania przetwarzania jego Danych osobowych. Jeśli kandydat ma prawo do wniesienia sprzeciwu i skorzysta z tego prawa, jego Dane Osobowe nie będą już przetwarzane przez nas w takich celach. Skorzystanie z tego prawa nie wiąże się z żadnymi kosztami. Takie prawo do sprzeciwu może nie istnieć, w szczególności, jeśli przetwarzanie Danych Osobowych kandydata jest niezbędne do podjęcia kroków przed zawarciem umowy lub do wykonania już zawartej umowy.
Należy pamiętać, że wyżej wymienione prawa mogą być ograniczone na mocy obowiązujących krajowych przepisów o ochronie danych.

7. Prawo do wycofania zgody:
Jeśli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych, może ją wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Takie wycofanie nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem zgody.

8. Sposób korzystania z praw:
W przypadku chęci skorzystania z praw przysługujących osobie, której dane dotyczą, lub w przypadku jakichkolwiek innych pytań dotyczących niniejszej informacji, prosimy o przesłanie wniosku na adres: daneosobowe@mekonomen.pl

9. Kontakt
W kwestiach związanych z ochroną danych osobowych w Spółce można skontaktować się pod adresem daneosobowe@mekonomen.pl.

10. Prawo do wniesienia skargi:
W przypadku skarg kandydat ma również prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu lub domniemanego naruszenia RODO.